在馬來西亞經(jīng)營企業(yè)，當(dāng)因業(yè)務(wù)調(diào)整、市場變化、資不抵債等原因需終止運(yùn)營時(shí)，必須嚴(yán)格遵守相關(guān)規(guī)定完成注銷流程。注銷公司的核心前提是準(zhǔn)備齊全各類法定文件，文件的完整性、真實(shí)性直接決定注銷審核效率，任一文件缺失或不合規(guī)都可能導(dǎo)致申請被駁回，甚至面臨高額罰款、股東連帶責(zé)任。
一、公司基礎(chǔ)文件：證明合法性與決策合規(guī)性
1、公司注冊證書
原件或經(jīng)公證的副本，證明公司合法存在。
2、公司章程
最新版本或經(jīng)股東批準(zhǔn)的修正案，明確公司運(yùn)營規(guī)則及股東權(quán)益。
董事會決議與股東決議
董事會決議：全體董事簽署，同意注銷公司并任命清算人(如適用)。
股東決議：需75%以上表決權(quán)股東通過，形成書面決議并附簽字頁。若公司章程規(guī)定更高比例，需按章程執(zhí)行。
3、董事與股東名冊
最新版董事和股東的詳細(xì)信息，包括姓名、身份證號/護(hù)照號、聯(lián)系方式及持股比例。若股東為法人實(shí)體，需提交其注冊證書及授權(quán)代表信息。
二、財(cái)務(wù)與稅務(wù)文件：確保債務(wù)清償與稅務(wù)合規(guī)
1、稅務(wù)清繳證明
由馬來西亞稅務(wù)局(IRB)出具，確認(rèn)公司已結(jié)清所有稅款及罰款。需提交最終財(cái)務(wù)報(bào)表及稅務(wù)申報(bào)記錄。
2、社會保險(xiǎn)與公積金清繳證明
SOCSO清繳證明：向馬來西亞社會保障機(jī)構(gòu)申請，確認(rèn)公司已結(jié)清員工社會保險(xiǎn)費(fèi)用。
EPF清繳證明：向雇員公積金局申請，確認(rèn)公司已結(jié)清員工公積金繳納義務(wù)。
若公司無員工：需提交無雇員聲明書，并附銀行流水證明無工資發(fā)放記錄。
3、銀行賬戶結(jié)清證明
向所有開戶銀行申請，證明公司已關(guān)閉所有銀行賬戶且無未結(jié)清交易。若賬戶存在余額，需提供資金分配方案。
債務(wù)清償證明
債權(quán)人簽署的債務(wù)棄權(quán)信件或債務(wù)清償協(xié)議，列明債務(wù)金額、清償方式及日期。
若公司存在未清償債務(wù)，需在報(bào)紙公告?zhèn)鶛?quán)人申報(bào)，并附債權(quán)人申報(bào)記錄及和解協(xié)議。
三、清算與公告文件：履行法定程序與透明度要求
1、清算報(bào)告
若公司需清算，需由清算人提交報(bào)告，內(nèi)容涵蓋：
資產(chǎn)處置詳情(變賣、分配或捐贈);
債務(wù)清償記錄(員工工資、稅款、供應(yīng)商欠款等);
剩余資金分配方案(按股東持股比例或捐贈);
清算人聲明(確認(rèn)報(bào)告真實(shí)完整，符合《2016年公司法》)。
注意：清算報(bào)告需經(jīng)清算人簽字并公證，若涉及外資，需提交馬來西亞投資發(fā)展局(MIDA)的注銷批準(zhǔn)函。
2、報(bào)紙公告證明
在本地全國性報(bào)紙刊登兩次注銷通知，間隔至少1天。公告內(nèi)容需包含：
公司名稱、注冊號;
注銷意向及42天異議期聲明;
債權(quán)人申報(bào)方式及截止日期。
保留：登報(bào)剪報(bào)或電子版公告及付費(fèi)憑證，作為SSM審核材料。
四、其他支持性文件：應(yīng)對特殊場景與補(bǔ)充要求
1、休眠公司聲明書
若公司無運(yùn)營記錄，需提交休眠公司聲明書及無經(jīng)營活動證明材料。
2、授權(quán)委托書
若委托持牌秘書公司或律師辦理注銷，需提供董事/股東護(hù)照公證副本、授權(quán)委托書(需公證)及聯(lián)系方式確認(rèn)函。
3、行業(yè)許可注銷證明
若公司持有餐飲、金融等特殊行業(yè)牌照，需先向相關(guān)部門申請注銷，并提交注銷證明文件。
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